6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında ve Madde 27 3. Fıkrası
“MADDE 27 – (3) Bakanlık, bu Kanuna göre yapılacak iş ve işlemlere ait her türlü belge veya bilgiyi, elektronik ve benzeri ortamlar üzerinden isteyebilir, arşivleyebilir, bu ortamlar üzerinden onay, yetki, bilgi ve belge verebilir.” uyarınca; 01.01.2018 tarihinde resmen başlamış olan olan İBYS yani “İşyeri Bilgi Yönetim Sistemi” süreci ile İş Sağlığı ve Güvenliği alanında işyerlerinden elde edilecek veriler ve mevcut veriler ışığında bütünleşik bir bakış açısı ile önleyici strateji geliştirilmesine bununla birlikte sektörel ve bölgesel farklılıklar içerisinde alınması gereken önlemlerin önceliklendirilmesine büyük katkı sağlayacaktır.

27.02.2018 tarihinde yayınladığı 23240837-010.06.02[010.06.02]-E.10255 sayılı genelge ile de İş Sağlığı ve Güvenliği Bilgi Sistemi ile İSG Yazılım Zorunluluğunu resmen duyurdu.

Kullanılacak olan bu yazılım kullanacak olan kişi veya kuruma göre şu şekilde değişkenlik göstermektedir;

1- İşyeri

1. a) iş güvenliği uzmanını ve işyeri hekimini OSGB’den kiralamış ise;

İSG Hizmetlerine ilişkin ilgili mevzuatta belirtilen yükümlülüğünü Bakanlıkça yetkilendirilen birimlerden (OSGB veya TSMB) alarak yerine getiren işverenler İBYS yazılımı almakla yükümlü değillerdir. İSG yazılımı alması zorunlu değildir.

OSGB veya TSMB profesyonel İSG yazılımı kullandıkları için işyerinin tüm işlemleri bu yazılım üzerinden olur ve ÇSGB’ye gönderilir.

Ancak işveren isterse evet ben İSG yazılımı aldım derse (zorunlu olmadığı halde alabilir), anlaşmalı olduğu OSGB’nin işyeri için görevlendirdiği iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi işverenin yazılımı üzerinden işlemleri yapar ve ÇSGB’ye gönderir.

1. b) iş güvenliği uzmanını OSGB’den kiralamış ama işyeri hekimi ile bireysel anlaşmalı ise;

a maddesindeki şekilde iş güvenliği uzmanının işlemleri OSGB’nin İSG yazılımı üzerinden yürür, ancak işyeri hekiminin işlemleri için işveren İSG yazılımı temin etmek zorunda. İşyeri hekimine hesap açar ve kullandırır.

Temin ettiği yazılım üzerinden OSGB’nin görevlendirdiği iş güvenliği uzmanına da işlerimi buradan yap diyebilir.

1. c) İş güvenliği uzmanı ile bireysel anlaşmalı ama işyeri hekimini OSGB’den kiralamış ise;

b maddesi ile aynı mantıkla uygulanır.

1. d) İş güvenliği uzmanı ile bireysel anlaşmalı ve işyeri hekimi ile de bireysel anlaşmalı ise;

İşveren mutlak suretle kendisi İSGB yazılımı satın alır/kiralar ve bu iş güvenliği uzmanı ile işyeri hekimine hesap oluşturarak yazılımı kullandırır.

2- OSGB

Ortak sağlık güvenlik birimleri İBYS ile entegreli olan profesyonel İSG yazılımı kullanmak zorundalar.

OSGB, bünyesinde bulunan iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve diğer sağlık personeline kullandığı İSG yazılımı üzerinden hesap oluşturur. Görevlendireceği işyerlerini yazılım üzerinden atama yapar.

İSG profesyonelleri ataması yapılan işyerleri ile ilgili İSG aksiyonlarını yazılım üzerinden yapar ve ÇSGB’ye gönderir.

3- Bireysel iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi

Bireysel İSG profesyonellerinin görev yaptıkları işyerlerinde işyeri tarafından yani işveren tarafından alınmış/kiralanmış İSG yazılımı üzerinden ilgili işyerinin İSG aksiyonlarını yerine getirirler ve ÇSGB’ye gönderirler.

İBYS HAKKINDA MERAK EDİLENLER

1.Bakanlık işyerlerini elektronik olarak denetleyecek mi?

İBYS merkezi bir karar destek sistemi olmakla birlikte denetime esas bilgileri içermeyecektir. İş sağlığı ve güvenliği alanında yapılacak denetimler İş Teftiş Kurulu Başkanlığınca yürütülecek olup ilgili birimlerce görevlendirilen müfettişler yerinde denetim ile denetimlerini gerçekleştirmektedirler.

2.Veri setlerinde yer alan bilgileri gönderme yükümlülüğümüz ne zaman başlamaktadır?

İş sağlığı ve güvenliği hizmet almakla yükümlü işyerleri için veri gönderimi yükümlülüğü 01.06.2018 tarihinde başlamıştır.Yayınlanacak veri setleri doğrultusunda ilgili verilerin İSG yazılımları aracılığıyla gönderimi de başlatılmıştır.

3.İşveren olarak sorumluluklarım nelerdir?

Hizmet alan işveren ne yapmalı;?

İSG Hizmetlerine ilişkin ilgili mevzuatta belirtilen yükümlülüğünü Bakanlıkça yetkilendirilen birimlerden (OSGB veya TSMB) alarak yerine getiren işverenler İSG yazılımı almakla yükümlü değillerdir. Ancak iş sağlığı ve güvenliği hizmetini aldıkları birimlerce yetkili bir yazılımın kullanılmakta olduğunun işverenlerce teyit edilmesi önem arz etmektedir. İşveren dilerse kendi temin edeceği tescilli bir yazılımı kullanabilecektir.

Görevlendirme yapan işveren ne yapmalı?

İSG Hizmetlerine ilişkin yükümlülüğün  işyerinde uygun nitelikteki çalışanlar arasından görevlendirilmesi suretiyle yerine getirildiği durumlarda; işverenin, görevlendirdiği kişilerin 01.06.2018 tarihine kadar tescil edilmiş bir İSG yazılımı kullandığını teyit etmesi gerekmektedir.

4.OSGB olarak sorumluluklarım nelerdir?

İşyerlerinde görevlendirme yaparak iş sağlığı ve güvenliği hizmeti sunan yetkili birimler, görevlendirdiği kişilerin kullanımına sunmak üzere 01.06.2018 tarihine kadar İBYS yazılımı almakla yükümlüdürler. İşveren dilerse kendi temin edeceği tescil edilmiş bir yazılımı kullanabilecektir.

Ancak iş sağlığı ve güvenliği hizmeti kapsamında görevlendirdikleri kişilerin yazılımı doğru ve etkin bir şekilde kullanmakta olduğunun birim yetkililerince teyit edilmesi önem arz etmektedir.

5.İş güvenliği uzmanı olarak sorumluluklarım nelerdir?

Bireysel görevlendirilen profesyoneller ne yapmalı

İşyerlerinde çalışanlar arasından görevlendirilen işyeri hekimi, iş güvenliği uzmanı ve diğer sağlık personeli unvanlı kişiler işveren tarafından sağlanan İSG yazılımını doğru ve etkin bir şekilde kullanmak ile yükümlüdür. İşveren uygun gördüğü takdirde bireysel görevlendirilen İSG profesyonelinin kendi temin edeceği tescilli bir yazılımı kullanabilir.

Yazılım içerisinde bildirimi zorunlu olan konu başlıkları ile ilgili konulara ait bildirim parametreleri Veri Seti başlığı içerisinde duyurulmaktadır.

6.Geçmişe yönelik veri gönderimi olacak mı?

01.01.2018 tarihi itibarı ile yapılan işlerden veri setlerinde yer alan bilgiler gönderilebilecektir. Söz konusu verilerin yeni oluşturulması halinde 01.01.2019 tarihine kadar içinde bulunduğumuz yıla ait veriler gönderilebilecektir.

7.Veri setlerinin içinde neler olacak?

Veri setleri içerisinde 2018 yılı içerisinde 4 farklı kategori olacaktır.

1. Çalışanların Eğitimi
2. Sağlık Gözetimleri
3. Saha Gözetimleri (Tehlike Kaynakları)
4. Sektörel Veriler

8.Yazılıma girmiş olduğumuz veriler için belge düzenleme yükümlülüğümüz ortadan kalkacak mı?

Yazılım üzerinden verilerin gönderilmesi söz konusu hizmet ile ilgili evrak düzenleme yükümlülüğünü ortadan kaldırmamaktadır. Yapılan işlere yönelik mevzuatta belirtilen dokümanlar oluşturulmaya devam edecektir.

9.Aynı işyerinde işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanının farklı yazılımlar kullanabilmesi mümkün mü?

İSG profesyonellerinin veri setlerinde belirtilen bilgileri oluşturarak Bakanlığımıza bildirebilmesi için Bakanlığımızca tescil edilmiş bir entegratör firma tarafından erişim sağlaması gerekmektedir. Söz konusu Entegratör firmalardan olmak koşulu ve işverenin onayı olması şartı ile aynı işyerinde birden fazla yazılım kullanılmasında bir sakınca yoktur.

10.Entegratör firma olabilmek için ne yapmalıyım?

Entegratör firma olmak için başvurmak isteyen yazılım firmalarının internet sitesindeki başvuru evraklarını hazırlayarak İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğüne randevu alarak başvuruda bulunmaları gerekmektedir. 

11.Kullanmakta olduğumuz bir yazılım var; değiştirmemiz mi gerekecek?

Kullanılan yazılımın Bakanlığımızca tescil edilen yazılımlardan olması gerekmektedir. Mevcut yazılımınızın 01.06.2018 tarihine kadar tescil edilmesi durumunda bir değişikliğe gidilmesine gerek olmayacaktır. Bu konuda yazılım firmanız ile görüşerek ilgili prosedürü takip edebilirsiniz.

İşyerinin kendi bünyesinde geliştirdiği İSG yazılımları da Bakanlıkça tescil edildikten sonra kullanılabilecektir.

12.Entegratör firma bilgilerine nasıl ulaşabilirim?

Tescil işlemleri devam etmektedir. İlgili firmaların bilgilerine yakın zamanda ibys.csgb.gov.tr adresinden ulaşabilirsiniz.

13.OSGB olarak yazılımı kullandığımızda işveren de bir yazılım alacak mı?

İşverenlerin OSGB’den hizmet aldığı durumlarda ilgili OSGB yazılımı almakla yükümlü olmaktadır. Söz konusu yazılımın kullanıldığını takip etmesi işveren için yeterli olacaktır. İkinci bir yazılıma ihtiyaç duyulmamaktadır.

14.Hangi yazılım programını kullanacağıma nasıl karar vereceğim?

Bakanlığımızca tescil edilen firmalardan birinin tercih edilmesi yeterli olacaktır. İlgili firmanın seçimi taraflara bırakılmıştır.

15.Yazılım kullanırken İSG Profesyonelleri nelere dikkat etmeli?

Bakanlığımızca tescil edilen yazılımlardan birinin kullanılması yazılım temin yükümlülüğü için yeterlidir. Ayrıca İSG profesyonelleri Bakanlığımıza veri gönderirken e-İmza ya da Mobil İmza kullanmak zorundadır, kişi kendi oluşturduğu ve gönderdiği veriden sorumlu olacaktır. Veri gönderim süreci başlamadan önce e-İmza ya da Mobil İmza temin etmeleri önem arz etmektedir.