Hemen hemen her işletmede bulunan ARŞİV, kurum ve kuruluşların geçmişten bugüne kadar yaptığı bütün faaliyetlerin saklanmasında, hangi tarihte olursa olsun yapılan işin kolayca yeniden gün yüzüne çıkarılmasına yardımcı olmaktadır. Ayrıca yapılan işlerde zaman ve iş kaybını engellemekte, işlemi biten belgelerin kaybolmayıp, düzgünce yerine kaldırılması gibi pek çok noktada kişilere kolaylık sağlamaktadır.

Kullanılan arşiv sistemleri sektör ayırt etmeksizin Fabrika, Şirket, Holding veya Çeşitli kurum ve kuruluşlarda karşımıza çıkmaktadır. Arşivleme yöntemleri ; İşyeri hacmine ve yapılan işlere göre değişkenlik gösterebilmektedir. Kısıtlı bir hacminiz var ve çok fazla evrağınız varsa sektörde çoğunlukla arşiv odası yapılması yerine Raylı Arşiv Sistemleri tercih edilmektedir. Kullanılan bu yöntem şuan ki sektör baz alınarak 10 işyerinden 3 ‘ünde tercih edilmektedir.

Peki karşımıza çıkan bu sistemlerin biz çalışanlar açısından ne gibi tehlikeler doğuracağı hakkında ne kadar bilgi sahibiyiz ?

Kullanılan Raylı Arşiv Sistemi ; Arşiv Odalarında bulunan boyumuzu aşan ve sağlam olmayan raflar baz alındığında aslında çok büyük bir fayda sağlamaktadır. Şöyledir ki normal arşiv odasında bulunan tehlikeler değerlendirmeye alındığında Fıne-Kınney metodu çerçevesinde hesaplanan risk değeri 270 iken Raylı sistemli bir işletmede yapılan değerlendirme sonucu risk değeri 135 çıkmaktadır. Çıkan bu değerlerdeki farklılık nedeni olarak diğer arşiv odalarına nazaran sabit rafları ve boyumuzu çok fazla aşmayan dolap yükseklikleri örnek gösterilebilmektedir. Fakat bize sağlanan avantajları arasında aleyhimize de sonuçlanabilecek tehlikeler de mevcuttur.

Raylı olarak kullanılan arşiv sistemlerinde tehlike oluşmasının en büyük sebebi ‘Yetkisiz veyahut bilgisiz kişilerin arşivlere müdahale etmesi’dir. Aslında gösterilen bu gerekçe birçok tehlikeli hareketin baş sebebi olarak gösterilebilir. Yapılan bu tehlikeli hareket “Kabinler arasında kişinin sıkışmasına” sebep olmaktadır. Oluşan bu tehlikenin ve tehlikenin doğuracağı risklerin önüne geçmek için yapılabilecek ilk önlem “Çalışanların Eğitilmesi ve Bilinçlendirilmesi” olabilmektedir.

Oluşabilecek tehlikenin önüne geçmek için yapılan eğitimin devamında kullanılan sistem üzerinde düzenlemeler yapılabilmekte ve yapılan düzenlemeler sonrası oluşacak riskler de en aza indirilmektedir. Devamında yapılabilecek her türlü önlem için Uzman ekibimize danışabilirsiniz.